1. La plateforme arkema.koeo.cc et moi
Comment m’inscrire sur la plateforme de Mécénat de Compétences « Missions Solidaires » ?
A partir de l’URL arkema.koeo.cc il vous est demandé de créer un compte utilisateurs si vous souhaitez accéder aux missions proposées. Il vous suffit de renseigner votre nom, prénom et email professionnel et de vous rattacher à votre site employeur proposé dans le menu déroulant.
Puis-je accéder aux missions et y répondre sans être inscrit ?
L’acte de candidature nécessite d’être inscrit et logué pour le suivi des différentes étapes de missions. L’accès aux missions est ouvert aux collaborateurs du Groupe Arkema France en CDI et ayant au moins 1 an d’ancienneté.
Comment suivre le process de mise en place de ma mission ?
Vous disposez sur la plateforme via l’onglet “comment postuler” d’un tutoriel vidéo et graphique qui reprend les 4 étapes incontournables pour la mise en place de votre mission avec une association. Ces 4 étapes sont obligatoires pour que votre mission se déroule dans les meilleures conditions pour vous, pour l’association et pour Arkema. Ce processus est repris sur chaque fiche mission de façon systématique et la plateforme vous notifie via un email à chaque étape du process.
Comment suivre mon historique de missions ?
Une fois connecté, vous disposez d’un espace “mon compte” qui reprend l’historique de vos différentes actions réalisées. Cela vous permet d’accéder à vos informations sur vos missions : votre convention de mission est téléchargeable lorsqu’elle a été validée par vos soins et par l’association.
Comment être informé de nouvelles missions qui arrivent sur la plateforme sans être logué en permanence ?
Vous disposez d’une alerte email personnalisée et paramétrable qui vous permet d’être alerté à la fréquence que vous aurez décidée de la/des missions(s) correspondant aux centres d’intérêt et compétences que vous aurez paramétrés.
2. Mes missions
Comment postuler aux missions proposées sur la plateforme ?
Une fois connecté sur la plateforme, vous devrez procéder à la 1ère étape de la mission qui vous intéresse en cliquant sur “contacter l’association”. Vous serez alors notifié par email et recevrez les coordonnées du responsable associatif que nous vous invitons à contacter au plus vite afin de valider ensemble la faisabilité de la mission (par rapport à vos expertises / compétences) ainsi que des dates possibles d’intervention. Alors seulement vous pourrez passer à l’étape 2, présente sur la fiche mission sélectionnée par vos soins.
Comment renseigner mes dates de mission ?
Vous devrez une fois l’étape 1 accomplie accéder à l’étape 2 “Demande d’autorisation d’intervention” où vous allez pouvoir compléter le calendrier de dates prévues de mission, en format ½ journée ou journée pleine, afin de transmettre cette demande à votre N+1 dont vous renseignerez l'email.
Comment mon manager est informé de mon positionnement sur une ou plusieurs missions ?
Lorsque vous réalisez l’étape 2 “Demande d’autorisation d’intervention” pour chaque mission, votre N+1 est notifié par vos soins de votre demande d’intervention et des dates proposées : il peut alors les valider, et vous êtes alors, ainsi que l’association, invités à signer en ligne la convention de mission (c’est l’étape 3).
Dois-je impérativement suivre les 4 étapes présentes sur chaque mission ?
Oui, ces 4 étapes sont absolument indispensables pour garantir à chaque acteur engagé (collaborateur, association, Arkema) un suivi et une meilleure fluidité dans le parcours de mécénat de compétences qui doit répondre à des cadres précis.
Comment ajouter des dates à une mission en cours durant la même année civile ?
Pour ajouter des dates à une mission déjà commencée au cours de la même année civile, vous devez au préalable convenir des nouvelles dates avec l’association. Une fois cet accord trouvé, rendez-vous dans Mon compte, cliquez sur "Ajouter des dates" sur la ligne correspondant à votre mission, sélectionnez les jours souhaités dans le calendrier et enfin cliquez sur "Ajouter".
Une demande de validation sera alors automatiquement envoyée à votre manager. Une fois celle-ci approuvée, votre convention sera mise à jour sans que vous ayez à effectuer d’autre démarche.
N'oubliez pas de mettre également à jour votre outil de gestion des temps.
Comment ajouter des dates à une mission qui se prolonge sur l'année suivante
Une convention est valable uniquement pour une année civile. Si vous souhaitez poursuivre votre mission l’année suivante, vous devez recommencer le processus depuis le début.
Pour cela :
- Remplissez d’abord votre bilan de mission
- Puis redémarrez à l’étape 1 de la fiche mission : contactez l’association
Puis-je postuler et réaliser plusieurs missions en même temps ?
Compte tenu des objectifs de bonne délivrance des missions auprès des partenaires associatifs, nous vous conseillons généralement d’affecter vos temps de missions les uns après les autres. Toutefois, une mission d’une demi-journée par exemple pour une association X peut tout à fait s’intégrer dans l’agenda d’une mission plus longue pour une association Y si vous estimez en toute lucidité et professionnalisme qu’aucune des 2 missions ne sera pénalisée par ce double engagement.
J’ai postulé sur plusieurs missions : dois-je prévenir les contacts des associations si j’accepte une autre mission ?
Effectivement, par courtoisie et pour des raisons de simple gestion des contacts au niveau des associations, il est préférable de les prévenir par simple email si vous n’allez pas plus loin avec elles.
Je ne retrouve plus la mission qui m’intéresse sur laquelle j’ai postulé ?
Vous pourrez retrouver via votre espace « mon compte » l’historique des missions qui vous ont intéressées (prise de contact réalisée).
Que représente la convention tripartite ?
Cette convention (cosignée en ligne, pour chaque mission, par le collaborateur, l’association et Arkema) représente un véritable avenant à votre contrat de travail et précise donc dans le cadre du programme de mécénat de compétences la date, le lieu, l’objet et les différents éléments constitutifs de votre mission
3. Réaliser ma mission
Puis je démarrer ma mission en l’absence de convention (mon N+1 n’a pas reçu à temps mes demandes d’autorisation d’intervention) ?
Non, il est préférable dans ce cas de décaler la mission dans le temps avec l’association, car la convention vous couvre notamment en termes de Responsabilité Civile pendant votre mission.
Que se passe-t-il si je dois interrompre ma mission solidaire pour une contrainte professionnelle alors qu’elle n’est pas encore finie ?
La convention de mécénat de compétences "Arkema S’engage" a prévu ce cas et les associations bénéficiaires sont alertées en amont de cette possibilité, qui privilégie le retour à l’entreprise par rapport à la mission de mécénat de compétences. Arkema en tant qu’entreprise s’engage en contrepartie dans un délai de 6 mois à finaliser la mission engagée, avec le même consultant ou avec un autre collaborateur.
J’ai besoin de renfort (technique ou autre) dans le cadre de ma mission solidaire que dois-je faire ?
Dans ce cas, n’hésitez pas à en informer votre N+1, comme vous le feriez pour votre mission en entreprise, pour voir comment adjoindre si possible une ressource complémentaire de chez Arkema à votre mission.
Une association m’a prêté du matériel pour la réalisation de ma mission (ex. une tablette), comment ce matériel doit-il être assuré et par qui ?
L’association doit bénéficier d’une assurance spécifique qu’elle aura contractée en amont ; dans certain cas, elle peut être amenée à vous faire signer une reconnaissance de prêt de matériel à cet effet
Une association me demande si je peux m’engager dans la durée (ex : tous les jeudis après-midi, pendant 2 ans), que dois-je lui répondre ?
Nous nous attachons à formaliser avec les associations des missions qui sont adaptées en termes d’agenda à vos contraintes, et ces demandes ne doivent pas être formulées normalement par les associations : dans ce cas, Contacter le support - ARKEMA afin qu’ils prennent au plus vite contact avec l’association qui aura exprimé ce souhait
4. Effectuer mon bilan de fin de mission
Quand dois-je faire mon bilan de fin de mission ?
24h00 après la fin de votre mission et donc de la dernière journée, vous êtes invités à remplir votre bilan de fin de mission sur la plateforme.
5. Les associations et moi
Puis-je proposer spontanément mes compétences aux associations ?
Notre plateforme « Arkema S’Engage » a été conçue pour vous présenter en temps réel des besoins exprimés par nos associations partenaires (ce qu’on appelle le “PULL”) mais aussi pour vous permettre de proposer vos compétences vers ces mêmes associations (c’est le “PUSH”). Vous pouvez soit nous contacter via Contacter le support - ARKEMA soit exprimer vos propositions directement aux associations via “Nos associations partenaires”.
Puis-je proposer moi-même des associations que je connais ?
Oui, nous vous invitons effectivement à nous faire connaître des associations de nos territoires, fortement engagées sur des projets sociétaux, sous réserve qu’elles soient éligibles au programme de mécénat de compétences Arkema : elles doivent être non confessionnelles, apolitiques, et répondre à des paramètres de l’intérêt général. Vous pouvez nous faire des propositions via Contacter le support - ARKEMA et notre comité de sélection interne vous informera ensuite de la suite donnée aux projets proposés.
Je suis intéressé(e) par une association parce que je suis touché(e) par la cause qu’elle défend, mais les missions proposées ne correspondent pas à mon profil. Puis je quand même les contacter pour leur proposer une autre mission ?
Oui, et vous êtes invités d’ailleurs à le faire, via l’onglet « Nos associations partenaires », qui vous donne la possibilité de le faire ! Attention toutefois à exprimer vos compétences non pas en termes trop techniques mais avec des exemples simples (ex. CRM = comment gérer plus efficacement vos données internes/externes, etc.)
6. Les outils Arkema et moi
Une fois les dates validées par votre N+1, n’oubliez pas de les soumettre et les renseigner sur votre outil interne de gestion des congès : Personeo, SIRH et Kélio.
7. Mon accompagnement
Comment me faire accompagner sur des demandes précises ?
Nous vous accompagnons à tout instant via le lien: Contacter le support - ARKEMA qui vous permet de poser à tout moment une question relative au programme de mécénat de compétences et à vos suivis de missions.